3 tip til at lyde mere professionel i arbejdsemails

ArbejdsmailsI den moderne æra kræver dit job muligvis, at du sender e-mails til kolleger, chefer, klienter og mere.





Dine e-mails er ikke enkle beskeder; det repræsenterer, hvem du er som en professionel medarbejder. Derfor vil du sørge for, at hver af dine e-mails, der sendes, er velskrevet og let at læse.



Hvis din virksomhed bruger et specifikt program - f.eks. Microsoft Outlook - vil du måske lære at ansøge meddelelsesformatering . Uanset hvilken platform du bruger til beskeder, er der forskellige vigtige tip, som du skal være opmærksom på, inden du klikker på send på din e-mail.



bedste distro til kodi

Funktion i den professionelle sfære kan være udfordrende for alle, men måske især for dem, der håndterer symptomer på psykisk sygdom eller andre problemer med mental sundhed.



Heldigvis er der mange værktøjer tilgængelige online for at hjælpe dig med at håndtere disse stressfaktorer, udvikle gode håndteringsmekanismer og dele dine følelser. Klik her for mere information og artikler, der kan give yderligere indsigt og adgang til behandling, hvis det er nødvendigt.



Korrekturlæs dine arbejdsmails

Det vigtigste og mest værdifulde værktøj, du har til rådighed, er korrekturlæsning. Før du overvejer at sende din e-mail, skal du overveje et vigtigt spørgsmål: giver din e-mail grammatisk og logisk mening?

Kontroller for eventuelle grammatiske fejl ved at bruge mailens forudbyggede stavekontrol, hvis den er tilgængelig. Hvis du tvivler på din stavekontrol, skal du ikke være bange for at bruge eksterne ressourcer (som en online ordbog).



Andre grammatiske fejl at passe på kan omfatte:



  • Forkert brug af store bogstaver
  • Forkert brug af tegnsætning (kommaer, semikolon osv.)
  • Upassende skrivestil og tone til en professionel indstilling
  • Forkert brug af navneord - dette er især vigtigt, når man henvender sig til andre mennesker; få ting er mere pinlige end stavefejl ved navnet på nogen (eller noget) vigtigt!

Når din e-mail er klar, skal du læse den højt for at se, om det giver mening. Nogle gange kan du se, om en sætning er slukket, simpelthen ved den måde, den lyder på.

Derfra kan du foretage eventuelle rettelser for at sikre, at den samlede strøm af e-mailen er konsistent.

Endelig, og hvis du har tid, skal du gemme e-mailen som en kladde og gå væk fra den. Du kan også bede alle umiddelbare venner eller familie om at læse din e-mail for at se, om de opdager fejl.

En god tommelfingerregel er kun at trykke send, når du føler dig sikker på, at du har korrekturlæst og genovervejet alt i din besked efter bedste evne.

hvordan man rydder generel chat i uoverensstemmelse

Vær kortfattet i arbejdsemails

Alle i din virksomhed har deres ansvar at opretholde, så det er nyttigt at respektere deres tid ved at oprette koncise e-mails. Ved at gøre dem korte, søde og til punktet kan du straks få et klart svar og fortsætte med din dag.

Først skal du sørge for, at dine meddelelser indeholder korte, letforståelige afsnit. Faktisk behøver hvert afsnit ikke være længere end to sætninger.

Antag at din e-mail kræver, at du skriver flere afsnit i fuld længde. I så fald kan du overveje at planlægge et personligt møde med den, du sender e-mail til, for at minimere forvirring og fejlkommunikation.

Sørg for, at hvert af dine afsnit kun indeholder relevant information. Så fristende som det er at inkorporere små detaljer, der kan hjælpe din modtager med at forstå din besked, men ved at skære disse tillæg kan du oprette en e-mail, der er kort og direkte.

Disse typer meddelelser er ofte meget lettere for en læser at forstå, og din modtagende part vil sandsynligvis stille afklarende spørgsmål som svar, hvis det er nødvendigt.

hvordan man forbedrer mic kvalitet Windows 10

En anden nyttig måde at bruge kortfattet sprog på er at være forsigtig med at være verb. F.eks. Kan noget som jeg ønsker at kunne sende en rapport forkorte til jeg sender en rapport.

I dette scenarie ville du eliminere et at være verb og erstatte det med et aktiv verb, der eliminerer ordethed.

Skriv med respektfuld tone

Frem for alt andet skal du formidle dit budskab med respekt.

Aggression i en e-mail kan komme over som ondskabsfuld, da modtageren ikke taler direkte til dig. Du kan undgå denne utilsigtede tone, selv når du leverer dårlige nyheder, ved at afbalancere negativitet med positivitet.

For eksempel, hvis du vil kritisere en medarbejders præstationer, kan du starte sætningen med at sige noget positivt og afslutte det med din kritik.

Derudover undgå at bruge men . Det negerer den første halvdel af sætningen, så selvom du starter med noget positivt, kan du bruge, men måske få nogen til at tro, at du er uheldig. Så erstat men med og så begge udsagn forbliver sande.

xbox 360 emulator anmeldelse

Du kan også overveje at medtage en kort signatur i slutningen af ​​din besked. Disse underskrifter kan hjælpe med at formidle vigtige kontakt- og personlige oplysninger til din modtager.

Hvis du vil, skal du gå til dine e-mail-indstillinger og oprette en signatur, der inkluderer dit navn, telefonnummer og andre websteder, du er tilknyttet.

Hvis din virksomhed har et logo, kan du overveje at inkorporere det visuelle som en del af din signatur. Resultatet er en e-mail, der lyder og ser professionel ud, som opretholder en respektfuld tone.

Konklusion

En vigtig takeaway at huske på er at lave korte, koncise og fejlfrie meddelelser efter bedste evne, selv i mere afslappede e-mails. Når du gør det, vil du vise din chef, at du respekterer dem, og du fortæller dig selv, at du virkelig er den professionelle, du gerne vil have, at andre ser dig som.