3 tips til at lyde mere professionel i arbejdsmails

I den moderne æra kan dit job kræve, at du sender e-mails til kolleger, chefer, kunder og mere.

Dine e-mails er ikke simple beskeder; det repræsenterer, hvem du er som professionel medarbejder. Derfor vil du gerne sikre dig, at hver af dine sendte e-mails er velskrevne og lette at læse.

Hvis din virksomhed bruger et bestemt program – som for eksempel Microsoft Outlook – vil du måske lære, hvordan du ansøger meddelelsesformatering . Uanset hvilken platform du bruger til at sende beskeder, er der forskellige vigtige tips, som du bør være opmærksom på, før du klikker send på din e-mail.

At fungere i den professionelle sfære kan være udfordrende for alle, men måske især for dem, der håndterer symptomerne på psykisk sygdom eller andre psykiske problemer.

Heldigvis er der mange værktøjer tilgængelige online til at hjælpe dig med at håndtere disse stressfaktorer, udvikle gode mestringsmekanismer og dele dine følelser. Klik her for mere information og artikler, der kan give yderligere indsigt og adgang til behandling evt.

hvad er en Amazon høflighed kredit

Læs korrektur på dine arbejdsmails

Det vigtigste og mest værdifulde værktøj, du har til din rådighed, er korrekturlæsning. Før du tænker på at sende din e-mail, skal du overveje et vigtigt spørgsmål: giver din e-mail grammatisk og logisk mening?

Tjek for eventuelle grammatiske fejl ved at bruge e-mailens forudbyggede stavekontrol, hvis den er tilgængelig. Hvis du tvivler på din stavekontrol, skal du ikke være bange for at bruge eksterne ressourcer (som en onlineordbog).

Andre grammatiske fejl at holde øje med kan omfatte:

nedfald 4 kan ikke ændre fov

• Forkert brug af store bogstaver
• Forkert brug af tegnsætning (kommaer, semikolon osv.)
• Upassende skrivestil og tone til professionelle rammer
• Forkert brug af egennavne – dette er især vigtigt, når man henvender sig til andre mennesker; få ting er mere pinlige end at stave forkert i navnet på en (eller noget) vigtigt!

Når din e-mail er klar, skal du læse den højt for at se, om den giver mening. Nogle gange kan du se, om en sætning er 'slukket', simpelthen ved den måde, den lyder på.

Derfra kan du foretage eventuelle rettelser for at sikre, at det overordnede flow af e-mailen er konsistent.

Til sidst, og hvis du har tid, skal du gemme e-mailen som en kladde og gå væk fra den. Du kan også bede alle umiddelbare venner eller familie om at læse din e-mail for at se, om de opdager nogen fejl.

En god tommelfingerregel er kun at trykke på 'send', når du føler dig sikker på, at du har korrekturlæst og genovervejet alt i dit budskab efter bedste evne.

Vær kortfattet i arbejdsmails

Alle i din virksomhed har deres ansvar at varetage, så det er nyttigt at respektere deres tid ved at oprette kortfattede e-mails. Ved at gøre dem korte, søde og konkrete, kan du få et klart svar tilbage med det samme og fortsætte med din dag.

sboot.bin til galakse s6

Først skal du sørge for, at dine beskeder indeholder korte, letforståelige afsnit. Faktisk behøver hvert afsnit ikke at være længere end to sætninger.

Antag, at din e-mail kræver, at du skriver flere afsnit i fuld længde. I så fald kan du overveje at planlægge et personligt møde med hvem du end e-mailer for at minimere forvirring og fejlkommunikation.

Sørg for, at hvert af dine afsnit kun indeholder relevante oplysninger. Hvor fristende det end er at inkorporere små detaljer, der kan hjælpe din modtager til at forstå dit budskab, men ved at skære disse tilføjelser, kan du oprette en e-mail, der er kort og direkte.

Disse typer beskeder er ofte meget nemmere for en læser at forstå, og din modtagende part vil sandsynligvis stille opklarende spørgsmål som svar, hvis det er nødvendigt.

En anden nyttig måde at bruge kortfattet sprog på er at være på vagt over for 'at være' verber. For eksempel kan noget som 'Jeg vil være i stand til at sende en rapport' forkortes til 'Jeg sender en rapport.'

hvad er indigo addon

I dette scenarie ville du eliminere et 'at være' verbum og erstatte det med et aktivt verbum, der eliminerer ordholdighed.

Skriv i en respektfuld tone

Frem for alt andet, formidl dit budskab med respekt.

Aggression i en e-mail kan virke ondskabsfuld, da modtageren ikke taler direkte til dig. Du kan undgå denne utilsigtede tone, selv når du leverer dårlige nyheder, ved at balancere negativitet med positivitet.

For eksempel, hvis du vil kritisere en medarbejders præstation, kan du starte sætningen med at sige noget positivt og afslutte den med din kritik.

Derudover undgå at bruge 'men' . Det negerer den første halvdel af sætningen, så selvom du starter med noget positivt, kan brugen af ​​'men' få nogen til at tro, at du er uoprigtig. Så erstat 'men' med 'og', så begge udsagn forbliver sande.

Du kan også overveje at inkludere en kort signatur i slutningen af ​​din besked. Disse signaturer kan hjælpe med at formidle vigtige kontaktoplysninger og personlige oplysninger til din modtager.

ce-32809-2

Hvis du vil, skal du gå til dine e-mail-indstillinger og oprette en signatur, der inkluderer dit navn, telefonnummer og andre websteder, du er tilknyttet.

Hvis din virksomhed har et logo, kan du overveje at inkorporere det visuelle som en del af din signatur. Resultatet er en e-mail, der lyder og ser professionel ud, som bevarer en respektfuld tone.

Konklusion

En vigtig ting at huske på er at lave korte, præcise og fejlfrie beskeder efter bedste evne, selv i mere afslappede e-mails. Når du gør det, vil du vise din chef, at du respekterer dem, og du fortæller dig selv, at du virkelig er den professionelle, du gerne vil have, at andre skal se dig som.